home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / propos20.zip / USERS.GDE < prev    next >
Text File  |  1992-11-26  |  31KB  |  1,017 lines
  1.                   ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  2.                   :                                      :
  3.                   :      Copyright (c) 1991,1992         :
  4.                   :          David A. Works              :
  5.                   :         All Rights Reserved          :
  6.                   :                                      :
  7.                   :  This is NOT free software. This is  :
  8.                   :  NOT public domain software.  This   :
  9.                   :  is shareware: you are expected to   :
  10.                   :  pay a registration fee to the       :
  11.                   :  author of this program if you find  :
  12.                   :  find it useful. See registration    :
  13.                   :  details in the REGISTER.ME file     :
  14.                   :                                      :
  15.                   ::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
  16.     
  17.     
  18.                           PROPOSE IT! V2.0
  19.     
  20.     
  21.     
  22.     
  23.     
  24.                            "USER'S GUIDE"
  25.     
  26.     
  27.     
  28.     
  29.     
  30.     
  31.     
  32.     
  33.                       Registration has great benefits:
  34.     
  35.                         1.  User's Guide
  36.                         2.  Latest version of Propose It!
  37.                         3.  Bonus diskette
  38.                         4.  More Programs! (See REGISTER.ME)
  39.     
  40.     
  41.     
  42.     
  43.     
  44.     
  45.     
  46.     
  47.     
  48.     
  49.     
  50.     
  51.     
  52.     
  53.     
  54.     
  55.     
  56.     
  57.     
  58.     
  59.     
  60.     
  61.     
  62.     
  63.     
  64.     
  65.     
  66.     
  67.     
  68.                      ==========================
  69.                             PROPOSE IT!
  70.                      ==========================
  71.     
  72.     
  73.     
  74.     
  75.     
  76.                             USER'S GUIDE
  77.     
  78.     
  79.     
  80.     
  81.     
  82.     
  83.     
  84.     
  85.     
  86.     
  87.     
  88.     
  89.     
  90.     
  91.     
  92.     
  93.                            David A. Works
  94.                           Grand Universal
  95.                            P.O. Box 41188
  96.                         Whitefish, MT 59937
  97.     
  98.     
  99.     
  100.     
  101.     
  102.     
  103.                             _______
  104.                        ____|__     |               (R)
  105.                     --|       |    |-------------------
  106.                       |   ____|__  |  Association of
  107.                       |  |       |_|  Shareware
  108.                       |__|   o   |    Professionals
  109.                     -----|   |   |---------------------
  110.                          |___|___|    MEMBER
  111.     
  112.     
  113.     
  114.     
  115.     
  116.     
  117.     
  118.     
  119.     
  120.     
  121.     
  122.               HOW TO REGISTER PROPOSE IT!(tm):
  123.     
  124.     There are several different ways to register PROPOSE
  125.     IT!.  Please use whichever method is most convenient for
  126.     you.  In all cases you will receive the latest version
  127.     available at the time your order is received.  Read the
  128.     sections that follow and the registration forms below
  129.     for other benefits of registration.
  130.     
  131.     
  132.     -BASIC REGISTRATION-
  133.     
  134.      Latest Version Of Propose It!
  135.     
  136.      Technical support (minimum 3 months) via regular mail,
  137.      e-mail (via the online services listed below), or
  138.      phone.
  139.     
  140.     
  141.      Special Offers:
  142.     
  143.         Registered Users of PROPOSE IT!  are entitled to
  144.         receive a discount on a subscription to Shareware
  145.         Magazine.  The regular yearly subscription rate of
  146.         $14.95 is reduced to just $9.97.  A toll-free number
  147.         and special Order Number will be provided upon
  148.         registration.  CompuServe: full details about a
  149.         special offer for CompuServe will also be provided.
  150.         The offer provides for FREE sign up, a $15.00 usage
  151.         credit and a complimentary subscription to
  152.         CompuServe Magazine.
  153.     
  154.     
  155.     
  156.     **PROFESSIONAL REGISTRATION**
  157.     
  158.     
  159.       Additional Features:
  160.       
  161.            In addition to all the features listed above, we
  162.       will also include the following:
  163.       
  164.            * Request for Proposal (RFP) Response (Commercial)
  165.            
  166.                Many companies and salespeople are asked to
  167.                respond to RFP's.  These files give you not
  168.                only a format to answer an RFP, but also some
  169.                tips for winning this type of bid.
  170.              
  171.     
  172.            * Non-Disclosure Agreement
  173.            
  174.                This Non-Disclosure Agreement protects your
  175.                rights and ideas.  Mandatory when sharing
  176.                confidential information with prospective
  177.                customers.
  178.     
  179.     
  180.     
  181.     
  182.       User's Guide
  183.     
  184.            A complete PRINTED User's Guide will be included
  185.       with all registrations.  The User's Guide will have
  186.       all files printed out and will include printouts of
  187.       all the samples included with PROPOSE IT!.
  188.     
  189.     
  190.       Bonus Diskette:
  191.     
  192.            Also included with the registered version
  193.       diskette will be another diskette with exceptional
  194.       business and productivity shareware/freeware programs.
  195.     
  196.     
  197.     
  198.       Coupon For One Free Upgrade
  199.     
  200.            Included in your registration packet will be a
  201.       coupon good for one free upgrade.
  202.     
  203.     
  204.     ************************
  205.     * PROFESSIONAL PACKAGE *
  206.     ************************
  207.     
  208.     Receive the PROFESSIONAL versions of three of our most
  209.     popular software packages - Propose It!, Business Plan
  210.     Master, and "F & L".  Individually these programs would
  211.     cost you well over $100, but you can have all three
  212.     programs for only $66 plus shipping and handling.
  213.     
  214.          Business Plan Master
  215.              Every business needs a business plan.  Great
  216.              when you need to raise capital or get a loan,
  217.              even BETTER as a management tool!  Includes
  218.              sample text and powerful spreadsheet files.
  219.              Professional registration - $44
  220.              
  221.          F & L
  222.              Create over 100 business Forms & Letters.
  223.              Includes business correspondence, legal forms
  224.              and agreements.  Save hundreds of hours of
  225.              time!
  226.              Professional registration - $34
  227.     
  228.     
  229.     
  230.     
  231.     
  232.     
  233.     
  234.     
  235.     
  236.     
  237.     
  238.     
  239.     
  240.     
  241.     REGISTER DIRECTLY WITH THE AUTHOR:
  242.     
  243.       Visa/MasterCard
  244.     
  245.       Call us at (406) 862-1280 between 9:00 and 4:30
  246.       (Mountain Time; GMT-6) Monday through Friday.  We will
  247.       ship immediately.
  248.       
  249.       
  250.       You may also mail the completed Author Registration
  251.       Form with payment to Grand Universal at the address
  252.       below.  Please include any comments about PROPOSE IT!
  253.       with your order.  Hope the P.O.  Box doesn't offend
  254.       you, but going to the Post Office is one of the
  255.       highlights of our small town's social scene.
  256.     
  257.     
  258.     
  259.     This program is produced by a member of the Association
  260.     of Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make
  261.     sure that the shareware principle works for you.  If you
  262.     are unable to resolve a shareware-related problem with
  263.     an ASP member by contacting the member directly, ASP may
  264.     be able to help.  The ASP Ombudsman can help you resolve
  265.     a dispute or problem with an ASP member, but does not
  266.     provide technical support for members' products.  Please
  267.     write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon,
  268.     MI 49442 or send a CompuServe message via CompuServe
  269.     mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  270.     
  271.     
  272.     
  273.     
  274.     
  275.     
  276.     
  277.     
  278.     
  279.     
  280.     
  281.     
  282.     
  283.     
  284.     
  285.     
  286.     
  287.     
  288.     
  289.     
  290.     
  291.     
  292.     
  293.     
  294.     
  295.     
  296.     
  297.     
  298.     
  299.     
  300.     
  301.     
  302.                     PROPOSE IT!(tm) v2.0
  303.                     AUTHOR REGISTRATION FORM
  304.                            IBM PC
  305.     
  306.     
  307.     NAME: _____________________________________________________
  308.     
  309.     COMPANY:___________________________________________________
  310.     
  311.     ADDRESS:    _____________________ CITY/TOWN: ______________
  312.     
  313.     STATE/PROV: _______ ZIP/CODE: _________ COUNTRY: __________
  314.     
  315.     TELEPHONE:  ______________ DISK SIZE: 5.25" ____ 3.50" ____
  316.     
  317.     
  318.     HOW DID YOU LEARN ABOUT PROPOSE IT!? _____________
  319.     
  320.     HOW DID YOU GET THE EVALUATION COPY ? _____________________
  321.     
  322.     -----------------------------------------------------------
  323.     QTY           DESCRIPTION                             PRICE
  324.     -----------------------------------------------------------
  325.     
  326.         BASIC: latest version of PROPOSE IT!,
  327.         upgrade notices, support, other shareware
  328.     ___ programs, CIS/Shareware Mag. offers              $19.00
  329.     
  330.         PROFESSIONAL: additionally includes a Printed
  331.         User's Guide, BONUS diskette and a coupon for
  332.     ___ 1 FREE upgrade                                   $24.00
  333.     
  334.     
  335.     ***********************************************************                                                           
  336.     *     PROFESSIONAL PAK: Includes Professional             * 
  337.     *     versions of Business Plan Master, Propose           * 
  338.     *___  It! and F & L. Normally a $99 value!         $66.00 * 
  339.     ***********************************************************                                                           
  340.     
  341.     
  342.        SHIPPING/HANDLING:
  343.     
  344.     __ ANY: $4 US (1st class), $10 overseas (air)       $ 4.00
  345.     
  346.     
  347.     
  348.                                                  TOTAL:  ___.00
  349.     
  350.     ___ 5.25" Disk   ___ 3.50" Disk
  351.     
  352.     INVOICE.DOC contains an invoice which can be given to
  353.     your purchasing department to ease ordering.
  354.     
  355.     
  356.     Grand Universal               CompuServe          70400,153
  357.     David A. Works                Delphi              DAVIDWORKS
  358.     P.O. Box 4118                 GEnie               D.WORKS3
  359.     Whitefish, MT 59937           America OnLine      DAVIDW2959
  360.     (406) 862-1280
  361.     
  362.                             Table of Contents
  363.     ___________________________________________________________
  364.     
  365.     
  366.     Introduction                                           1
  367.     
  368.     Requirements                                           2
  369.     
  370.     Usage                                                  2
  371.     
  372.     Files                                                  3
  373.     
  374.     Preparation                                            4
  375.     
  376.     Getting Started                                        7
  377.     
  378.     Cover Letter                                           8
  379.     
  380.     Large Proposals                                        9
  381.     
  382.     Letter Proposals                                       9
  383.     
  384.     Overview                                               9
  385.     
  386.     
  387.     
  388.     
  389.     
  390.     
  391.     
  392.     
  393.     
  394.     
  395.     
  396.     
  397.     
  398.     
  399.     
  400.     
  401.     
  402.     
  403.     
  404.     
  405.     
  406.     
  407.     
  408.     
  409.     
  410.     
  411.     
  412.     
  413.     
  414.     
  415.     
  416.     
  417.     
  418.     
  419.     
  420.     
  421.     
  422.                                      Propose It! - User's Guide
  423.                                      --------------------------
  424.     
  425.     
  426.     INTRODUCTION
  427.     ____________
  428.     
  429.     
  430.         A couple of years ago when I was between jobs, I worked for
  431.     a temporary employment agency.  One of my assignments was
  432.     with a large telecommunications company as an administrator
  433.     in the corporate sales department.  I supported the
  434.     correspondence of 60 sales people who were working accounts
  435.     ranging from Mom & Pop to the Fortune 500.
  436.     
  437.         The first day on the job I was given an overview of the job
  438.     - generating all the correspondence necessary for the sales
  439.     people to close the sale.  One of the first things to cross
  440.     my desk was a proposal.  I asked around for the format they
  441.     wanted it in and looked for some template files to generate
  442.     the project.  To my surprise, there was nothing available.
  443.     What they had done up until that point was to take old
  444.     proposals and just change a few things and out the door it
  445.     went.  It was all done manually.
  446.     
  447.         Faced with the number of people I supported and the amount
  448.     of correspondence generated, as soon as I got the pressing
  449.     work out of the way, I started digging up boilerplate from
  450.     wherever I could find it.  I took the best from about five
  451.     proposals that were on the computer and set about to
  452.     automate the process.  Rather than retype everything
  453.     manually as had been done up till then, I set up a series of
  454.     files as "search-and-replace" documents.
  455.     
  456.         From that beginning, I have put together more files and
  457.     ideas and developed "Propose It!tm" for those who may need a
  458.     helping hand.  By putting together a professional looking
  459.     document with "Propose It!tm", you will make yourself and
  460.     the people you work with more valuable.
  461.     
  462.     
  463.     
  464.     David A. Works
  465.     
  466.     
  467.     
  468.     
  469.     
  470.     
  471.     
  472.     
  473.     
  474.     
  475.     
  476.     
  477.     
  478.     
  479.     Propose It!              Page 1                User's Guide
  480.     
  481.     
  482.                                      Propose It! - User's Guide
  483.                                      --------------------------
  484.     
  485.     
  486.     
  487.     REQUIREMENTS
  488.     ____________
  489.     
  490.     
  491.         To use "Propose It!(tm)" you will need:
  492.     
  493.          *    An IBM PC or compatible
  494.          *    A word processing program
  495.        
  496.          Optional:
  497.     
  498.          *    WordPerfect 5.1 (for *.WP pre-formatted file)
  499.          *    MS Works (for *.WPS and *.WKS files)
  500.          *    Laser printer (fonts are nice too!)
  501.          *    Spelling checker, Grammar checker
  502.          *    Thesaurus
  503.     
  504.     Usage
  505.     -----
  506.     
  507.         A well-written proposal is vital to presenting your
  508.     ideas, your products or your services to clients or
  509.     customers.  Good writing takes time and preparation.  To
  510.     save time, I have designed "Propose It!(tm)" so that it can
  511.     be used verbatim.
  512.     
  513.         Here are some ideas to get the most out of "Propose It!:
  514.     
  515.         *   I have designed "Propose It!tm" to be used as a set of
  516.             mail merge documents.  I learned after a few
  517.             "interesting experiences" that global
  518.             search-and-replaces can get weird.  Besides, by
  519.             using a mail merge you can put in the letters you
  520.             will need with the proposal at the same time.  The
  521.             idea is to save time.
  522.     
  523.         *   Always follow any standards or formats that your
  524.             company has set up.  Just because "Propose It!tm" is
  525.             neat and will save you time so that you can play
  526.             computer games doesn't mean you should ignore any
  527.             corporate standards.  "Propose It!tm" is written in
  528.             Times or Helvetica fonts and the margins are all
  529.             changeable to suit your needs.
  530.     
  531.         *   Familiarize yourself with the "merging" capabilities
  532.             of your software package.  To spare you the agony of
  533.             reading a manual, I have included a section on
  534.             "Merging".
  535.     
  536.     
  537.     
  538.     
  539.     Propose It!              Page 2                User's Guide
  540.     
  541.     
  542.                                      Propose It! - User's Guide
  543.                                      --------------------------
  544.     
  545.     
  546.     
  547.         *   Incorporate your own material into "Propose It!tm".
  548.             If you are in a corporation you should have enough
  549.             marketing mumbo jumbo to last you an eternity.  If
  550.             you are in a small company, you still must have a
  551.             few brochures lying around that you can cannibalize
  552.             and incorporate.
  553.     
  554.         *   Print out the "Sample" files to use as another
  555.             reference.  These files have the letters *sam.txt in
  556.             them.
  557.     
  558.     
  559.         *   Get a copy of the "User's Guide".  You can print
  560.             this file out or purchase one from me directly.
  561.             You may find it useful to print out the other
  562.             files as well as they are lengthy (also included
  563.             in purchased User's Guide package.
  564.     
  565.         *   Work only on copies of the documents.
  566.     
  567.         *   Keep your ideas simple and concise.
  568.     
  569.         *   Allow several hours for the preparation of your
  570.             first proposal.
  571.     
  572.     
  573.     
  574.     Files
  575.     ______
  576.     
  577.     *.WP =  WordPerfect 5.1 file
  578.     *.ASC = ASCII text file
  579.     *.WPS = Microsoft Works file
  580.     
  581.     
  582.     COVERLTR.ASC, COVERLTR.WP, or COVERLTR.WPS
  583.         Cover Letter
  584.         
  585.     Use this letter with larger proposals.  It isn't good form
  586.     to just send out a proposal without a cover letter.  People
  587.     like to know what they are receiving.
  588.     
  589.     
  590.     LARGEPRO.ASC, LARGEPRO.WP, or LARGEPRO.WPS
  591.         Large Proposal
  592.     
  593.     Template for proposing large or more complicated projects.
  594.     
  595.     
  596.     
  597.     
  598.     
  599.     Propose It!              Page 3                User's Guide
  600.     
  601.     
  602.                                      Propose It! - User's Guide
  603.                                      --------------------------
  604.     
  605.     
  606.     LETTER1.ASC, LETTER1.WP, or LETTER1.WPS
  607.         Letter Proposal
  608.     
  609.     Templates for proposals in letter form.  Also includes an
  610.     overview template which I have found very useful to include
  611.     along with a letter proposal to larger companies.
  612.     
  613.     
  614.     CVLTRSAM.TXT, LARGESAM.TXT, and LETRSAM.TXT
  615.     
  616.     Samples of Cover Letter, Large Proposal and Letter Proposal
  617.     in ASCII format.
  618.     
  619.     
  620.     MERGE.ASC, MERGE.WP or MERGE.WPD
  621.         Merge Files
  622.         
  623.     These are the merge files necessary to complet a mail merge.
  624.     
  625.     
  626.     USERS.GDE
  627.         User's Guide
  628.         
  629.     This file.
  630.     
  631.     
  632.     REGISTER.ME
  633.     
  634.     Please fill out this form to register your copy of "Propose
  635.     It!".
  636.     
  637.     
  638.         All of these files and their particular usage are explained
  639.     in more detail below.
  640.     
  641.     
  642.     
  643.     
  644.     
  645.     
  646.     
  647.     
  648.     
  649.     
  650.     
  651.     
  652.     
  653.     
  654.     
  655.     
  656.     
  657.     
  658.     
  659.     Propose It!              Page 4                User's Guide
  660.     
  661.     
  662.                                      Propose It! - User's Guide
  663.                                      --------------------------
  664.     
  665.     
  666.     Preparation
  667.     ___________
  668.     
  669.     
  670.     This is frankly the most important part of your work.  It's
  671.     even more important than the "Propose It!tm" templates.
  672.     
  673.     The old line, "Plan your work and work your plan" applies
  674.     two-fold in proposal writing.  How would you like to spend
  675.     weeks sweating over a proposal only to find out yours was
  676.     not accepted as you didn't really solve the problem the
  677.     customer wanted solved?
  678.     
  679.     True Story #1
  680.     
  681.     A company I worked for spent about two months and thousands
  682.     of dollars in travel, computer rental and aggravation
  683.     designing a telecommunications proposal for a large defense
  684.     company.  My group was responsible for designing the
  685.     network.  We frankly just did as we were asked by the
  686.     account team.  Part of good design is getting the best cost
  687.     for your network design.  In working with the pricing and
  688.     the RFP (Request for Proposal), it became obvious to us that
  689.     what the client wanted was not a network with all the bells
  690.     and whistles (which is what we had been told to design) but
  691.     in actuality they wanted the lowest price.  Hundreds of
  692.     people spent months on this project when in fact the account
  693.     team and our little group of six could have done it all in
  694.     about two weeks time.  Needless to say, we did not win the
  695.     proposal.
  696.     
  697.     Remember that you are solving a customer's problem so you
  698.     better know exactly what the problem is.  Your solution
  699.     may be the best thing since sliced bread, but if the client
  700.     wants dinner rolls...
  701.     
  702.     Also, be brave enough to give up if you can't really handle
  703.     a project or if you don't want to deal with any hassles.  I
  704.     recently gave up on a government proposal because of the
  705.     bureaucratic paperwork nightmare.  It was about $40,000
  706.     worth of business but the aggravation factor was the most
  707.     extreme for any proposal that I had ever seen.
  708.     
  709.     Ideally if you anticipate being in an RFP situation, the
  710.     best time to inform yourself is before the RFP is written.
  711.     That way you might have some influence in what actually will
  712.     be asked for.
  713.     
  714.     Most companies appreciate the insight of vendors and are
  715.     bright enough to know when you are trying to skew things
  716.     your way as well, so don't over do it.
  717.     
  718.     
  719.     Propose It!              Page 5                User's Guide
  720.     
  721.     
  722.                                      Propose It! - User's Guide
  723.                                      --------------------------
  724.     
  725.     
  726.     Using "Propose It!tm" should come in at the last phase of
  727.     your proposal scenario.  If you start writing before you
  728.     know the problem or have developed a solution, you will end
  729.     up with a very muddled proposal.  (Of course, there are
  730.     oftentimes many questions which are a matter of routine
  731.     which can and should be answered before you get into the
  732.     heat of proposal deadlines.)
  733.     
  734.     I have found that the best way to prepare is the old boring
  735.     way of writing an outline.  You know, the old Roman numeral
  736.     "I, II, III, A,B,C" routine that we all learned in grade
  737.     school.  If you are lucky, your word processor will help you
  738.     by having the outline feature.  If not just hack away
  739.     anyway.
  740.     
  741.     
  742.     
  743.     True Story #2
  744.     
  745.     A few months ago I wrote a business plan for a wild-eyed
  746.     business idea that I had.  I must have revised the dumb
  747.     thing about 200 times before I got fed up, I started over
  748.     with an outline.  Finally I could understand what I was
  749.     trying to say.  I wish I could tell you the business was a
  750.     rip roaring success and that I am now on "Easy Street", but
  751.     after playing with it for a few months I gave up on it.
  752.     Frankly, I wouldn't have known to give up had I not
  753.     organized my goals and objectives well to see that even
  754.     though there was great potential, my comfort zone of how
  755.     much effort it was going to take versus the amount of money
  756.     I might theoretically make was invaded.
  757.     
  758.     
  759.     Customizing
  760.     
  761.     One last bit of preparation to use these files is to
  762.     customize them for your company and product.  First open any
  763.     document.
  764.     
  765.         Do a search-and-replace on
  766.         
  767.         [Your Company]
  768.            and
  769.         change it to the name of your company.
  770.         
  771.     You may also choose to do the same thing with
  772.     [product/service] in each document.  However, sometimes the
  773.     usage of the word may require a generic product or service
  774.     name and other times it may be specific.  For example, the
  775.     difference between "soda pop" and "Coca Cola".  Also you
  776.     will want to change "Your Name" to your name and change the
  777.     "Marketing Representative" to your title.
  778.     
  779.     Propose It!              Page 6                User's Guide
  780.     
  781.     
  782.                                      Propose It! - User's Guide
  783.                                      --------------------------
  784.     
  785.     
  786.     
  787.     Mail Merging
  788.     ------------
  789.     
  790.     
  791.     Doing a mail merge is different for every software package,
  792.     so check your manual to find out how to incorporate what I
  793.     have into the correct commands for your program.  (Don't ask
  794.     me why no one has bothered to standardize this part of
  795.     computing.  Seems rather obvious, doesn't it?) Basically, a
  796.     mail-merge follows this way.
  797.     
  798.          1.   Open the merge file.
  799.          2.   Enter the data requested (usually separated by commas).
  800.          3.   Save the merge file. 
  801.          4.   Open the main file you want to merge.  
  802.     
  803.     
  804.     
  805.                           Getting Started
  806.     ___________________________________________________________
  807.     
  808.     
  809.     
  810.     After you have downloaded "Propose It!tm" and decompressed
  811.     the files, please copy them onto a floppy disk so that you
  812.     have a back-up.  You will probably goof them up a number of
  813.     times, so be prepared.  I accidently trashed this file a
  814.     number of times before I got it right.  Everybody does it so
  815.     don't feel bad.  Don't believe anyone who says they never
  816.     have - obviously an incredible boor and not good company at
  817.     a cocktail party.
  818.     
  819.     Open your particular word processing application and then
  820.     open and save each file.
  821.     
  822.     Please print out the USERS.GDE file.  I know this sounds
  823.     stupid since you have already gotten this far, but I guess I
  824.     need to say it anyway.  No go back and re-read the
  825.     "Preparation" section and do that first.
  826.     
  827.     
  828.     
  829.     
  830.     
  831.     
  832.     
  833.     
  834.     
  835.     
  836.     
  837.     
  838.     
  839.     Propose It!              Page 7                User's Guide
  840.     
  841.     
  842.                                      Propose It! - User's Guide
  843.                                      --------------------------
  844.     
  845.     
  846.     FIRST FILE
  847.     ----------
  848.     
  849.     Now read through the next few sections and pick out a file
  850.     which you think will work best for you.
  851.     
  852.     I am much more a fan of substance over style, but style does
  853.     have its place.  Would you pay more attention to an idea on
  854.     scratch paper or one that has been neatly organized with
  855.     some jazzy graphics and type?  If you are honest, you will
  856.     say that it doesn't really matter if the idea is good.  But
  857.     we are talking about making it easy for your customer to get
  858.     a handle on what it is you are proposing.  I would much
  859.     rather be bored looking at someone's proposal in Times and
  860.     Helvetica than some chicken scratched refugee from
  861.     McDonald's.
  862.     
  863.     So what I am saying in a round about way is to get creative
  864.     in using fonts, font sizes, effects and some graphics.  In
  865.     case you haven't noticed, Courier died a quiet death a
  866.     couple of years ago.  Times and Helvetica are ok, but there
  867.     are some really neat fonts out there and a number of books
  868.     to help you through the muddle.  But start with Times and
  869.     Helvetica and you won't go wrong.
  870.     
  871.     
  872.     
  873.     
  874.                             Cover Letter
  875.     ___________________________________________________________
  876.     
  877.     
  878.     
  879.     It is good business form to include a cover letter (some
  880.     people call it a transmittal) to accompany a large proposal.
  881.     Not that anybody pays attention to what you say in the
  882.     letter.  Call it protocol.  If you haven't done your
  883.     homework and presentation by this point, it won't matter
  884.     what you have to say anyway.
  885.     
  886.     If you walk into IBM Headquarters with the best idea in the
  887.     world, but are dressed in a Hawaiian shirt and shorts, guess
  888.     how many people will listen to you?  Think of this letter as
  889.     the "white shirt, blue suit and conservative tie" of your
  890.     proposal.  Once you get past that it really gets
  891.     interesting.
  892.     
  893.     I have only included one example since it is such a formal
  894.     letter.  When you open this file, you will notice that it is
  895.     set up as a mail merge file.
  896.     
  897.     
  898.     
  899.     Propose It!              Page 8                User's Guide
  900.     
  901.     
  902.                                      Propose It! - User's Guide
  903.                                      --------------------------
  904.     
  905.                           Large Proposals
  906.     ___________________________________________________________
  907.     
  908.     
  909.     
  910.     These are the hardest to write and take the most
  911.     preparation.  I have provided a "standard format", but feel
  912.     free to be creative.
  913.     
  914.     I am assuming you have done all your investigating and all
  915.     of your research to make sure that the solution you are
  916.     proposing is in fact the correct solution for your customer
  917.     and also one which they will want.
  918.     
  919.     
  920.                           Letter Proposals
  921.     ___________________________________________________________
  922.     
  923.     
  924.     
  925.     I think these are the most fun to write and I change them
  926.     constantly.  For a sales type, I have found that this is the
  927.     best way to get your point across in a quick way and with a
  928.     great degree of success.
  929.     
  930.     Here is a little hint.  In my line of work (phone sales), I
  931.     have found that I often never get to the real "decision
  932.     maker". I end up talking to somebody else who really needs
  933.     what I am offering but has to get approval from someone
  934.     else.  I give them the information to sell for me.  Susie
  935.     Secretary runs into the office with my proposal and says,
  936.     "Boss, I need this now." So he looks at this fine piece of
  937.     literature and agrees because he knows exactly what his
  938.     employee wants as it is in writing.
  939.     
  940.     
  941.     
  942.                              Overview
  943.     ___________________________________________________________
  944.     
  945.     
  946.     
  947.     This is a handy dandy document to go along with a letter
  948.     proposal.  This contains many of the items in the Large
  949.     Proposal.
  950.     
  951.     You use this to introduce your company and to show off all
  952.     the wonderful things you can do for your client.  Sure you
  953.     can tell him all about it, but there is nothing like having
  954.     in in writing.
  955.     
  956.     
  957.     
  958.     
  959.     Propose It!              Page 9                User's Guide
  960.     
  961.     
  962.                                      Propose It! - User's Guide
  963.                                      --------------------------
  964.     
  965.     
  966.     I print up 10 copies of my overview at a time, bind them
  967.     nicely using some nice cover stock for a cover and put it
  968.     along with my main sales literature into a folder to mail to
  969.     my client.  Looks like I slave hours and hours creating this
  970.     wonderful document just for him.  I spent hours and hours on
  971.     it years ago when I first started writing these things, now
  972.     it takes all of five minutes to mail merge a letter
  973.     proposal, organize a folder with sales info and stuff the
  974.     envelope.  This is the essence of computer productivity.
  975.     
  976.     
  977.     
  978.     
  979.     
  980.     
  981.     
  982.     
  983.     
  984.     
  985.     
  986.     
  987.     
  988.     
  989.     
  990.     
  991.     
  992.     
  993.     
  994.     
  995.     
  996.     
  997.     
  998.     
  999.     
  1000.     
  1001.     
  1002.     
  1003.     
  1004.     
  1005.     
  1006.     
  1007.     
  1008.     
  1009.     
  1010.     
  1011.     
  1012.     
  1013.     
  1014.     
  1015.     Propose It!              Page 10               User's Guide
  1016.     
  1017.